我永遠不會忘記我七年級的英語老師告訴我們的一句話，“你說什么不重要，重要的是怎么說”。顯然，她是夸張的，但具有一定的道理：不同的表達方式會有不同的影響。一份寫得好的審計報告應該是一份行動呼吁，但是一份寫得不好的報告可能導致不當的行動或根本沒有任何行動。在某些情況下，糟糕的審計報告可能會破壞工作關系，或者損害審計的聲譽。點滴小事，往往意味深遠。有時候我們措辭的細微變化可以使我們的建議產生完全不同的影響。
最近，我開始使用自己的列表，然后詢問了幾組審計人員，在審計報告中不應使用哪些詞或短語。我甚至問我的朋友，Sally Cutler，他是一名
內部審計報告撰寫顧問?？偠灾?，我有一些感觸。他們的一些建議絕對值得介紹，下面是我匯總的在審計報告中不應該說的最新的“十大”事項列表。
1.不要說，“管理者應該考慮......”
審計報告應為具體行動提供切實可行的建議。當我們的建議只是考慮一些事情時，即使是最緊急的行動呼吁也會變得模糊。沒有審計師想得到管理層這樣的回應：“好的，我們會考慮一下。”
2.不要用模棱兩可的話
“似乎是”或者“我們的印象是”或者“似乎有”，這樣的短語對我們表達來說是很誘人的。當我們在有太多的不確定性時，避免具體的表達可能會使我們自己更安全，尤其是當你感覺到一種危險，你卻不能提供良好的事實支撐的時候。報告閱讀者需要知道他們可以依靠我們的事實，過度使用模棱兩可的話可能使建議不具有切實可行的價值。
3.謹慎使用強調性詞語
因為他們可以進行強調，諸如“清晰”，“特殊”，“好”或“非常”這樣的詞似乎與模棱兩可的話相反。實際上，這些強調性用語是非特異性的，它們可以是另一種類型的“模棱兩可”。強調性用語會產生諸如“與什么相比？” 和“什么是明確地標準？”等問題。如果您無限制地使用強調性用語，則同一報告的兩位讀者可能會留下非常不同的印象：諸如數字23％或30億美元的可以闡明一件事，但“非常大”的意思是什么？
4.問題不應該是普遍的
這是很好的具體化，但當出現諸如“一切”，“沒有”，“永不”，“永遠”這些詞，是比較危險的。“你永遠”和“你永遠不會”可以分散讀者的視線，去尋找規則的例外，而不是檢查真正的問題。你可以說，測試了10個交易，沒有一個被批準，卻不能說交易永遠不被批準。
5.避免指責性用語
內部審計報告的目的是帶來積極的變化，不應帶有指責性。當我們的報告實現中立而不是對抗時，我們報告才更有可能得到認可。審計報告的目的是找出根本原因，而不是提出有過錯的人的名字。報告可以為確定負責采取行動的一方提出建議，而不應該指出“這是弗雷德的錯誤”。
6.不要說，“是管理的失敗”
諸如“管理層無法實施充分管制”等言論，總是會使我們正在尋求糾正措施的人感到煩惱。簡單地說明情況，而不是通過諸如“失敗”這樣的指責型詞語，更有可能幫助內部審計得到所需的糾正措施，并有助于保持我們與管理層的關系，以便我們下次對其領域進行審計。
7.“被審計單位”一詞比較守舊
幾年前，實施審計的人員通常提及“被審計單位”一詞。今天，很多專家認為這個短語有負面的含義，“被審計單位”是指接受審計師檢查內部事項的組織和單位。內部審計已經成為一個合作過程，“審計客戶”和“審計顧客”等術語表明，我們正在與管理層合作，而不是在其上工作。
8.避免你不必要的技術術語
每個行業都需要一定的技術術語，但是我們避免越多的審計術語，我們可以確信信息越清楚。如果您在一頁審計報告的上使用多個短語，例如“交易控制”，“分層抽樣方法”，當您的一些讀者在沒有閱讀到報告結尾就離開時，請不要感到驚訝。
9.避免信用性用語
在審計報告中使用諸如“內部審計發現”或“我們發現”這樣的短語是很有誘惑力的。“管理層往往會因為你的功勞而感到憤怒，因為他們發現了一些并不那么隱蔽的東西。”就像你把他們扔在公共汽車底下一樣，然后又對他們進行了支持。
10.如果報告讀起來很壓抑，你可能要重寫
努力讓讀者記住你的建議并采取行動，不應憑借對華而不實或者夸大的語言讓人對報告印象深刻。避免術語只是一個開始。（本文由理查德·錢伯斯先生于2017年發表）
作者：理查德·錢伯斯 ；來源：文首席審計官 ；文章版權歸作者所有， 部分圖文源于網絡，已標注作者信息，部分無法查明作者及首發來源，僅供學習研究之用，如涉版權，后臺聯系刪除。
